搬辦公室八大重點流程，讓寫字樓搬遷更有效率！

辦公室搬運前

規劃新辦公室配置圖

如果您的辦公室部門及辦公家具眾多，為了在搬遷後能加速恢復營運，在辦公室搬遷前，可以與各部門主管共同討論新辦公室的部門分配位置、個別員工的辦公位置、辦公家具、文件櫃及重型辦公室設備的擺放位置，並製作新辦公室的平面配置圖，過程中也要記得規劃機房的線路佈局，確認電話總機、分機及影印機等設備的定位，避免因為不了解線路佈局造成搬運當日需臨時修改擺放位置，延誤公司恢復正常營運的時間。

_{▲事前擬定規劃新辦公室的平面配置圖，可以加快搬遷速度}

確認搬運公司與搬遷費用

規劃好新辦公室的配置後，就可以找可配合的搬office公司，您可以在PRO360上查看搬運公司的專家檔案、搬遷案例及網友評價，選擇合適的搬寫字樓服務公司。選定搬運公司後，搬運公司會到現場進行估價。另外，也請您準備一份新辦公室的配置圖給搬運公司，以利搬運當天搬運師傅能直接將辦公物品與設備搬運至指定位置。

簽訂契約

與搬運公司達成協議後，就能簽訂搬遷合約，合約中必須載明下列資訊：公司資訊、搬運日期、需搬運的物品及加購的服務（如包材費用、吊車搬運服務、大型廢棄物清理...等）、服務人數、車輛類型及總數、物品損壞理賠及搬運公司經營者的基本資料，資料列的越仔細，越不容易產生糾紛。

_{▲決定搬家公司後，需簽訂契約避免糾紛}

確認新址的狀況與搬遷動線

確認搬運公司後，請先確認新辦公室所屬的大樓能否配合執行搬遷作業，記得向新辦公大樓的管理處登記專用電梯或貨梯，確保搬運過程中不會遇到電梯佔用、維修的狀況。另外也要申請臨時停車位，確保進行搬運當天有較方便的停車位給搬運貨車卸貨。

此外在搬遷日前，可以先到新辦公室檢查水電供給是否正常，如有需要先向相關機關申請恢復使用；另外也需檢查電話系統和網絡的運作情況，事先確認是否需要聯絡電信公司重新架設網路，如果能正常運作，則可向電信公司申請移機服務。

將物品、設備整理打包並分類

辦公室搬運前，需將公司的辦公設備及員工物品進行整理分類，機房設備、數據機、影印機、投影機、會議桌、間格板、公司文件及大型文件收納櫃…等公用設備集中擺放；辦公家具進行編號並標示部門，方便搬運師傅將家具搬運至定位；員工的個人物品、電腦設備也須打包裝箱，紙箱外標示姓名及部門，同時建立搬遷物品列表清單，有助於核對各項物品是否都已完成搬運。

_{▲辦公室搬家前，辦公設備、文件、員工物品等都須分類裝箱}

辦公室搬家當天

分配辦公室搬遷人力

進行辦公室搬遷時可依照部門的業務急迫性將員工分組，如客服、機房、生產…等急需恢復運作的部門，可先行搬遷到新辦公室的位置，並將搬遷任務指派給較不急迫的部門，像是內勤、會計、倉管…等，可以指派員工打掃新舊辦公室、跟隨搬運公司監督搬運作業、負責檢核確認搬運物品清單、及擺設新辦公室物品等，事前有效規劃搬遷人力可以幫助您在最短的時間內完成辦公室搬運，快速恢復公司運作。

辦公室搬家完成後

更改公司通訊地址

辦公室搬遷完成後，為了避免客戶找不到公司，需請同事通知客戶新的公司地址與聯絡電話，同時也要更改企業官網、臉書粉絲專頁、Google商家…等地方的公司資訊。同時，也需到香港各區郵政局申請郵件改投、改寄，幫助公司業務書信往來不受影響。

舊辦公室廢棄物清運

舊辦公室的大型廢棄物屬於事業廢棄物，不可隨意棄置，您可以請搬運公司，或是大型垃圾回收公司協助清運舊辦公室的廢棄物，千萬不要任意擺放丟棄於舊辦公室區域，以維護公司良好企業形象。

辦公室搬運首選PRO360的搬運公司

看完以上八大辦公室搬遷重點流程，您是否對辦公室搬遷更有頭緒了呢？由於辦公室搬運牽涉到非常多的人、事、物，需要公司同事同心協力以及經驗豐富的搬屋公司協助搬遷，方能以最快速又有效率的方式完成。PRO360整合全台上千家經驗老道的辦公室搬運服務公司，如果您的公司需要搬辦公室服務，歡迎點選【免費取得報價】，讓專業又可靠的辦公室搬運公司幫貴公司完成搬運任務！