如何規劃活動流程？專業指南教您一步步完成活動策劃

1.確立舉辦活動的目的

確立明確的活動目的能提高活動的成功機率，不論是推廣促銷、品牌形象提升、新品發布、員工旅遊還是尾牙活動，都需要先確認活動的目標，才能展開後續的討論與規劃。

2.活動內容發想與提案

設計活動時，您可以透過5W2H方法釐清重點，幫助您構思活動企劃：

• 為什麼要辦活動？（Why）：活動的目標是提升業績、提升品牌知名度或其他目的？活動的目的不同，適合的活動形式也會有所差異。
• 活動是為誰舉辦的？（Who）：包含品牌的消費族群以及活動的參與者，還需將企劃團隊、講者、贊助商...等納入考量。
• 舉辦什麼樣的活動？（What）：您可以審視品牌的定位、優勢、特色、活動想傳達的理念...等，幫助您構思並確認活動最終的主題與內容。
• 活動時間與檔期？（When）：活動時間與檔期會影響活動的曝光量與觸及受眾，您可以根據品牌的消費族群評估合適的日期與時間。
• 活動地點該選在哪？（Where）：若是舉辦實體活動，選址時須考量活動的人流量與場館空間是否足夠、設備是否符合需求...等；若舉辦線上活動，則需要選擇合適的直播平台，並準備直播所需的設備。
• 如何達成活動目標？（How）：活動採用的形式與流程都會影響能否達成活動目標，此外，亦須思考事後如何評估該場活動的效益。
• 確認活動經費有多少？（How much）：活動籌備團隊應與上級主管確認活動的預算，並依據預算多寡決定活動的規模及執行方式，您可以以「總人次÷總預算」，推估合適的活動內容及規模。

3.確定活動預算

分配活動預算時，可將預算劃分成變動成本與固定成本，固定成本不可變動；變動成本則可彈性調整，建議預留20%預算作為突發狀況的備用資金，撰寫預算表時，項目規劃得越詳細越好，建議先列出所需預算較多的項目，再列出所需資金較小的項目。

4.決定活動形式

依照活動的目標和預算，討論最適合達成目標的舉辦方式，建議可以先決定要舉辦實體或網路線上活動，亦可以將兩者結合，為活動參與者創造更豐富的活動體驗。

5.討論活動檔期、地點

實體活動的舉辦日期須考量場地租借的檔期，大型場地皆建議至少半年前預訂，另外，大型場地通常皆有淡旺季之分，旺季通常租金高且檔期較難安排。

線上活動則應審慎選擇活動平台，建議將平台穩定度、影像畫質、單次活動時間上限、同時可以容納的參與人數、客服支援...等因素納入考量，保證活動順利進行。

6.建制活動統籌團隊

一般來說，活動分工可分為以下9種職能：

• 活動領導：專案對客戶的窗口，負責最終決策。
• 活動行政：負責協調各部門，處理行政事務。
• 活動執行：負責推動專案，包含聯絡合作廠商，邀請媒體...等。
• 行銷宣傳：負責確保活動的潛在參與者都能得知活動的相關資訊，製作時間表、地圖、手冊、講者訊息...等，亦須負責規劃活動的宣傳方式，盡可能提升曝光，讓整體效益最大化。
• 公關及贊助：負責尋找贊助商，並與相關合作廠商保持良好的聯繫。
• 財務管理：負責管理預算，處理財務、營收相關問題。
• 美術設計：負責活動的主視覺，設計海報、手冊、贈品、引導牌...等。
• 設備及物流：負責後勤支援相關的事項，例如：場地、佈置、設備安排、人員餐飲...等。
• 技術人員：負責活動中的軟硬體技術操作，例如：燈光、音響、設備測試、故障排除、網路連線...等。

7.擬訂活動企劃書

活動企劃書通常須包含以下要素：

• 活動目標（宗旨、主題、意義說明...等）
• 預期效益
• 目標對象
• 活動時間
• 活動場地與設備（可附上場地外觀與內部照片）
• 活動方式與內容（可搭配照片）
• 活動時程表（包含活動流程與時間規劃，可以加入活動簡介、主持或嘉賓及其他備註事項）
• 團隊工作分配表（活動規劃團隊、執行團隊，並附上人力配置）
• 項目預算
• 主持人及來賓介紹
• 活動推廣計畫
• 活動贊助計畫
• 報名管理（報名軟體、繳費方式、進度追蹤、現場簽到與接待...等）
• 餐飲安排
• 活動紀錄
• 活動場復

制定預期效益時，建議您可以透過SMART法則制定目標：

• Specific（明確的）：目標成效必須是明確的、具體的，例如：提高知名度、提高業績...等。
• Measurabl（可量化的）：利用具體的數字量化成果，幫助事後評估，例如：提高50％業績。
• Attainable（可達成的）：目標必須是實際且可達成的，過於簡單或困難的目標都會影響團隊執行力。
• Relevant（相關的）：預期成效必須是與活動目的緊密相關，若活動目標為提升業績，則評估成效時應更注意實際的營業額與轉換率，而非宣傳平台增長的粉絲數。
• Time-bound（有時效性的）：目標應設立達成期限，才能讓後續流程的制定與執行更有效率。

8.邀請演講者與贊助商

部分活動會邀請演講者與贊助商，邀請該領域的專家演講能提升活動的專業度與吸引力，吸引更多目標群體參加；贊助商則可以分擔活動開支，提供資金、場地、抽獎品...等，換取曝光的機會或滿足其他需求。下面為您列出提高贊助成功率的要點：

• 研究贊助商：透過研究潛在贊助商的企業理念、客戶、產品、商業活動...等，提供有吸引力的合作方案。
• 提供贊助商好處：例如在活動中插入贊助商的商標或廣告、在社群媒體上宣傳贊助品牌、提供贊助商現場擺攤的機會、於活動中提供贊助商的產品試用包...等。
• 提供活動細節：例如活動目的、目標受眾...等，讓贊助商評估雙方的目標或受眾重疊性，亦可在符合法規的前提下，提供贊助商與會者資料作為潛在客源。
• 與大企業合辦：若能與知名企業合辦活動，更容易取得贊助商的信任。
• 利用數據說服贊助商：提供活動效益的數據，並利用數據佐證。
• 評估聯絡時機：一般來說，5月、6月、9月是市場銷售額較高的月份，更容易獲得贊助；11月和12月則機會較小。
• 確認正確的聯絡對象：各公司皆有負責活動贊助的部門，商談贊助時務必要與正確的負責人聯繫。

9.製作活動資源清單

根據活動的流程，詳細列出所需的所有資源項目，包括：場地、佈置、道具、餐飲及外部供應商...等細項供籌辦活動時參考，並列入每個項目的費用，確保有效掌控預算。

10.聯絡合作廠商

完成所需資源清單後，便可根據清單尋找合作廠商，較常見的外部需求包括：活動主持人、硬體設備廠商、租借場地、活動攝錄影團隊、表演團隊、餐飲商、贈品廠商、印刷廠商、廣告投放廠商...等，建議儘早預訂檔期，並告知供應商發票開立格式，確保活動後能順利核銷。

11.安排活動宣傳

規劃行銷活動時，您可以透過以下問題釐清目標族群的需求和痛點：

• 參與者對什麼感興趣？
• 品牌對參與者來說存在哪些優勢？
• 活動有哪些不可替代的價值？
• 活動可以給參與者的好處？

理解參加者的心理後，便可以開始構思行銷手段，常見的行銷手段包括：

• 社群媒體宣傳
• 架設活動網站
• 請來賓、演講者或名人網紅宣傳
• 網站或App廣告
• 網站關鍵字廣告
• 影音廣告、電視廣告
• 購買實體廣告版面（例如：巴士車身、巴士站、地鐵燈箱、大樓看板、路邊電視、羅馬旗）
• 實體手冊
• 推出活動促銷方案
• 舉辦抽獎、提供贈品
• 寄發Email給既有或潛在客戶
• 發布新聞稿或聯絡媒體報導
• 與贊助商合作進行活動推廣

12.活動彩排

活動前建議至少安排一次的彩排，幫助團隊梳理活動流程，讓團隊成員更清楚當天的職責，亦有助於檢視備案是否完善。下面為您列出彩排時的注意事項：

• 硬體調整：彩排可幫助技術人員更了解活動的流程與形式，讓技術人員知道如何調整硬體，呈現更完美的效果。
• 動線確認與調整：包括場地動線、上下台動線、工作人員動線...等。
• 人員安排確認與調整：根據活動規模與場地大小確認人力配置是否需要增加或刪減。

活動項目可分成固定因素與變動因素2種：固定因素是指活動目標、目標客群...等不會變動的項目；變動因素是指容易隨條件發生變化的項目，如：活動地點、設備、流程...等，備案須針對變動因素規劃，如：戶外活動的雨天備案、設備問題如何救急處理、來賓缺席是否有候補人選...等。

13.活動現場執行與紀錄

活動當天應給予每位工作人員活動流程表，流程表內應紀錄時間、工作內容、工作分配...等資訊，並在48小時前檢查以下事項：

• 寄發Email提醒與會者參加
• 聯繫出席的媒體
• 檢查場地並進行彩排
• 準備可做為指揮中心的空間
• 查看天氣預報並做好相應的準備
• 確保每個團隊成員皆清楚完整的活動內容
• 檢查所有物資
• 聯繫講者和來賓
• 仔細檢查活動清單
• 充電並檢查技術設備

此外，建議您聘請專業的【活動錄影】、【活動攝影】團隊，從旁記錄活動，活動紀錄經剪輯後可透過媒體或其他營銷渠道增加曝光，亦可用於宣傳下次活動。

14.活動效益評估

您可以透過以下2個面向評估活動是否達成目標：

• 活動實際效益（如：參與人數、滿意度問卷調查、營業額、轉換率、獲得的潛在客源數、參與者心得、贊助商反饋、官網或活動平台的流量...等）
• 廣告效益（如：觸及人數、曝光數、頁面瀏覽量、分享數、評論數、新聞稿發佈數...等）

以上資料皆可作為規劃下次活動的參考依據，透過分析實際數據，可客觀了解活動成效，有助於歸結有效的宣傳手段、活動成功的要素與可改進的地方...等信息。

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